Một đội nhóm thành công bao giờ cũng có sự đóng góp của người trưởng nhóm xuất sắc. Trưởng nhóm không phải là người “chỉ tay năm ngón” và toàn quyền ra quyết định. Trên thực tế, họ phải thực hiện các vai trò quan trọng hơn rất nhiều để nhận được sự tín nhiệm và tôn trọng của các thành viên. Vậy vai trò của người trưởng nhóm là gì? Nếu muốn trở thành một nhóm trưởng xuất sắc, bạn cần trang bị những kỹ năng nào? Hãy cùng WorkSmart tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
1. Trưởng nhóm là gì?
Trưởng nhóm là người có trách nhiệm lãnh đạo một nhóm người để hoàn thành mục tiêu. Để làm được như vậy, họ cần phải giỏi trong việc truyền cảm hứng, tạo động lực và phối hợp các thành viên trong nhóm.
Một trưởng nhóm nên có khả năng phụ trách trong các cuộc họp nhóm và thay mặt cả nhóm đưa ra quyết định. Họ cũng cần có khả năng đặt ra các mục tiêu rõ ràng cho nhóm và hỗ trợ các thành viên đạt được những mục tiêu đó.
Một trưởng nhóm cũng phải có khả năng giao tiếp hiệu quả với các thành viên trong nhóm của mình và cập nhật những thay đổi trong kế hoạch triển khai công việc. Điều quan trọng là bạn phải thực hiện nghiêm túc vai trò trưởng nhóm của mình vì nó sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp của mình. Cụ thể, vai trò của người trưởng nhóm trong nhóm là gì?
2. Vai trò của người trưởng nhóm là gì?
Như một đầu tàu, trưởng nhóm có vai trò vô cùng quan trọng. Vậy để thể hiện tốt với vai trò là một trưởng nhóm, bạn cần làm những công việc gì?
Xác định mục tiêu, hướng đi cho nhóm
Điều đầu tiên cần làm khi làm việc nhóm chính là đặt ra mục tiêu và hướng đi cho cả nhóm. Người trưởng nhóm cần biết được chính xác mục đích của đội nhóm mình là gì. Từ đó, cùng với các thành viên khác, trưởng nhóm sẽ quyết định mục tiêu, vấn đề mà nhóm cần giải quyết.
Khi đã phát hiện được vấn đề, bước tiếp theo cần làm là tìm ra giải pháp. Trưởng nhóm không cần là người đưa ra giải pháp trực tiếp. Tuy nhiên, việc định hướng cho mỗi cá nhân đóng góp ý kiến là rất quan trọng.
Lên kế hoạch và phân chia nhiệm vụ
Sau khi đã có mục tiêu, vấn đề, và giải pháp, trưởng nhóm cần lên kế hoạch và phân chia công việc cho các thành viên. Ở bước này, nhóm trưởng cần đảm phân chia các đầu việc đồng đều, tránh tình trạng một người ôm đồm quá nhiều trong khi người khác thì thiếu việc.
Có nhiều cách để phân chia nhiệm vụ. Bạn có thể dựa vào điểm mạnh của từng người để giao công việc phù hợp hoặc chia nhóm nhỏ hơn để các thành viên hợp tác cùng nhau thực hiện.
Kết nối các thành viên trong nhóm
Sự thành công của một nhóm phụ thuộc rất nhiều vào tinh thần đồng đội, sự ăn ý, và cộng tác của mỗi thành viên. Vai trò của người trưởng nhóm trong việc tạo ra chất keo kết dính mỗi cá nhân là vô cùng lớn. Để làm được điều đó, nhóm trưởng cần thấu hiểu mỗi cá nhân, tính cách, nguyện vọng, và công việc của họ. Sự kết nối giúp các thành viên tương trợ lẫn nhau sẽ đem lại hiệu quả công việc hơn là cạnh tranh đấu đá.
Giám sát và đánh giá hiệu quả công việc
Sau khi giao việc cho các thành viên, trưởng nhóm không thể chỉ bỏ đấy và chờ đợi báo cáo kết quả từ họ. Người trưởng nhóm cũng cần chủ động nắm bắt tình hình công việc của mỗi cá nhân/nhóm nhỏ. Việc theo dõi sát sao công việc giúp trưởng phát hiện sai sót nếu có và kịp thời giải quyết. Trưởng nhóm đôi khi sẽ là người có nhiều kinh nghiệm và năng lực chuyên môn hơn so với các thành viên. Vì vậy, sự đánh giá kịp thời của trưởng nhóm sẽ rất có ích trong trường hợp ai đó đang gặp khó khăn trong triển khai công việc.
Khai phá năng lực của mỗi cá nhân
Mỗi cá nhân trong nhóm đều có thế mạnh và điểm yếu riêng. Người trưởng nhóm cần biết cách làm sao cho mỗi thành viên tận dụng được điểm mạnh của mình, đồng thời phát triển bản thân trong những khía cạnh phù hợp.
3. Các tố chất cần có của một người trưởng nhóm
Người trưởng nhóm ngoài kỹ năng chuyên môn và là người có trình độ hay hiểu biết vượt trội cũng cần những kỹ năng xã hội hay kỹ năng mềm. Sau đây là những kỹ năng không thể thiếu để một người hoàn thành tốt vai trò của người trưởng nhóm.
Khả năng giao tiếp tốt
Kỹ năng đầu tiên và có thể nói là quan trọng nhất chính là kỹ năng giao tiếp. Giao tiếp chính là công cụ giúp mọi người hiểu nhau hơn và dễ dàng làm việc với nhau. Làm việc trong một nhóm với nhiều nét tính cách khác nhau đòi hỏi người trưởng nhóm phải biết cách nói chuyện và truyền đạt ý tưởng đến mọi người. Điều quan trọng là mọi thành viên đều tiếp nhận cùng một thông tin liên quan từ trưởng nhóm.
Có tầm nhìn xa trông rộng
Một người trưởng nhóm có tầm nhìn sẽ dẫn dắt đội nhóm đi đúng hướng và tránh được những rủi ro. Trên thực tế có rất nhiều thử thách và bất lợi có thể đến bất chợt khiến kế hoạch đổ bể.
Tuy nhiên, nếu ngay từ đầu chiến lược đã được hình thành dựa trên những nghiên cứu và đánh giá khách quan của người lãnh đạo cũng như cả nhóm, tỷ lệ thất bại sẽ ít hơn. Một trưởng nhóm có tầm nhìn xa trông rộng cũng giúp các cá nhân không bị xao động nếu gặp khó khăn. Vì họ sẽ biết cách hoặc nhất định sẽ tìm ra cách giải quyết.
Có khả năng lãnh đạo
Khả năng lãnh đạo không thể thiếu nếu muốn dẫn dắt một nhóm người. Vai trò của người trưởng nhóm cũng giống như một thuyền trưởng. Họ có trách nhiệm dẫn dắt cả một tập thể.
Để tập thể đó hoạt động một cách có tổ chức và hiệu quả, người trường nhóm cần có kỹ năng lãnh đạo, bao gồm nhiều nhánh nhỏ khác nhau như giải quyết vấn đề, thuyết trình, thuyết phục,…
Có trách nhiệm
Là một trưởng nhóm, bạn có trách nhiệm phân chia công việc cho từng thành viên. Điều này không có nghĩa là phó mặc hoàn toàn công việc cho họ. Hãy nhớ rằng người trưởng nhóm cũng đang đồng hành cùng tất cả các thành viên khác. Một khi có sai sót, việc thoái thác trách nhiệm và đổ hết lên đầu thành viên là không nên.
Một trưởng nhóm tốt cần sáng suốt ngồi lại bàn bạc với mỗi cá nhân để tìm ra nguyên nhân và hướng giải quyết. Theo dõi sát sao và luôn đưa ra những lời khuyên, hỗ trợ kịp thời, và ủng hộ ý tưởng sáng tạo cũng là cách một người nhóm trưởng có trách nhiệm làm việc của mình.
Có khả năng đưa ra quyết định sáng suốt
Không phải lúc nào các thành viên trong nhóm cũng có thể thống nhất một ý kiến. Lúc này, trưởng nhóm nên là người biết cách định hướng và giúp cả nhóm đưa ra lựa chọn đúng đắn.
Trưởng nhóm có quyền chốt hạ quyết định cuối cùng. Tuy nhiên, quyết định đó cần được đưa ra dưới sự phân tích, đánh giá, và cân nhắc công tâm, thấu đáo.
Có tư duy phản biện và giải quyết vấn đề
Người trưởng nhóm sẽ thường xuyên phải lắng nghe nhiều ý kiến, ý tưởng khác nhau từ các thành viên. Lúc này một cái đầu lạnh kèm tư duy phản biện sẽ rất cần thiết để giúp bạn tổng hợp, phân tích, và đánh ra xem đâu mới là ý tưởng hữu ích nhất.
Làm thế nào để trở thành một trưởng nhóm giỏi?
Ngoài những kỹ năng và tố chất nêu trên, để trở thành một trưởng nhóm giỏi, bạn không nên bỏ qua những bí kíp sau.
Là một tấm gương tốt
Một trưởng nhóm giỏi trong khi làm việc nhóm hay bất cứ dự án nào không chỉ phụ thuộc vào tài năng mà còn nằm ở sự tín nhiệm của mọi người. Trong đó, sự tín nhiệm được hình thành khi người trưởng nhóm có tất cả các yếu tố từ chuyên môn, kỹ năng mềm, đến cách hành xử.
Có những chuẩn mực nhất định để một người trưởng nhóm trở thành người đáng tin cậy và có tiếng nói trong nhóm. Ví dụ, nếu muốn cả nhóm hoàn thành công việc đúng hạn, trước hết trưởng nhóm phải là người không bao giờ trễ deadline.
Đối xử công bằng với mỗi thành viên
Một người trưởng nhóm thiên vị sẽ không thể dẫn dắt một nhóm cùng làm việc hiệu quả.
Các thành viên trong nhóm cần được đối xử công bằng. Nếu phân chia công việc hay quyền lợi không đồng đều, tranh cãi hay xung đột rất dễ xảy ra.
Tôn trọng ý kiến của mỗi cá nhân
Biết tôn trọng và lắng nghe ý kiến của các thành viên trong nhóm là phẩm chất mà bất cứ người trưởng nhóm nào cũng cần có. Nếu muốn được cả nhóm tôn trọng, trước hết bạn cần lắng nghe họ nói.
Tầm quan trọng trong vai trò của người trưởng nhóm là không thể phủ nhận. Bất cứ một công việc gì cần đến hoạt động nhóm, người trưởng nhóm chính là ngọn hải đăng dẫn cả nhóm đến thành công.
Kỹ năng hay phẩm chất của người trưởng nhóm cũng chính là những gì mà một người leader, trưởng phòng, hay những vị trí cao hơn như giám đốc cần có.
Nếu muốn làm việc ở các vị trí này, đừng quyên trau dồi và rèn luyện thật nhiều bạn nhé. Đừng quên theo dõi WorkSmart để nhận những thông tin bổ ích bạn nha. Ghé qua Save Extra để mua sắm hoàn tiền bạn nhé!
Sưu tầm & Tổng hợp
Comentarios